To, cc, cci? Atouts et dangers de l'usage des e-mail pro

Confrontés aux urgences quotidiennes dirigeants, managers, cadres et employés doivent faire face à un nouvel enjeux: La réactivité de réponse, perpétuelle injonction à communiquer davantage et plus rapidement.

Organiser, coordonner et par conséquent communiquer est devenu la préoccupation majeure de nos structures modernes. À l'origine et en appui, les innovations technologiques bouleversent les habitudes et les formes de nos échanges en offrant toute une panoplie d'instruments de communication. Parmi ces outils, le courriel tient une place primordiale. Banalisés dans la plupart des entreprises, nos e-mails viennent-ils à modifier nos relations au travail?

En à peine une dizaine d'années, l'e-mail s'est imposé comme usage "naturel" mais pour autant cette intensification ne s'est pas faite sans conséquences.

1. 1988, le courrier électronique doit faire face aux réticences des managers qui ne pouvaient concevoir qu'un cadre puisse taper sur un clavier comme une secrétaire. Mais bien du chemin a été parcouru puisque l'Internet a facilité le développement de l'informatique dans toutes les organisations (entreprises, administrations, ménages, ...). 2009, inutile de chercher une profession qui n'a pas recours à l'informatique. Désormais, tous usagers de l'ordinateur, l'e-mail est devenu un outil courant au même titre qu'une feuille de papier, un stylo ou un téléphone. Et pourtant, de nombreux professionnels de la communication s'interrogent quant au bon usage de l'e-mail dans le milieu professionnel.

2. L''usage des e-mails qui permet donc une réactivité, une flexibilité et un gain de productivité au travers du "Juste À Temps", favorise les organisations dite en réseaux. Cette communication à moindre coût qui se fait en direct entre les interlocuteurs est devenue "un support central pour la coordination et la coopération au sein des collectifs intra- ou interorganisationnels" _ Les usages de l'e-mail en entreprise. Efficacité dans le travail ou surcharge informationnelle? Jérôme DENIS / Houssem ASSASI _

3. Néanmoins, surenchère d'information, utilisation détournée, Spam, problématique d'archivage, ... font qu'aujourd’hui le courriel souffre de son succès. Les sociologues ASSASI et DENIS expliquent l'intensification des e-mails et donc l'explosion de la masse d'information circulant dans l'entreprise comme facteur de stress (surcharge d'information et de communication).

Rattaché au contexte organisationnel, l'usage du mail devient également terrain privilégié des stratèges et rapports de force. Bien que le courrier électronique privilégie l'immédiateté, le tac au tac or les communications écrites exigent réflexion et recul. "N'hésitez pas à tourner 7 fois le mail dans votre tête avant de l'envoyer et ne répondez jamais à une polémique par e-mail sans attendre au moins une nuit". Le rapport de force, les enjeux du futur se jouent de façon implicite dans vos mots et votre verbiage.

Plus formel, il existe dans chaque structure tout un jeu autour de la copie mail (CC) et même de la copie cachée (CCI). L'exemple  type étant le mail félicitation ou plainte adressé par le N+1 à son subordonné et en copie le supérieur hiérarchique.

Alors gare au langage trop informel, à l'abus de copie, ...